Khi các sự kiện ngày càng yêu cầu cao về trải nghiệm người tham dự cũng như hiệu quả vận hành thì giải pháp ứng dụng công nghệ tự động hóa lại càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Lợi ích từ giải pháp này đã được minh chứng bởi Face Matching Event với 10 tác vụ thông minh giúp sự kiện diễn ra thêm phần chuyên nghiệp, mượt mà và giàu tính tương tác.
10 tác vụ trọng yếu trong tổ chức sự kiện được tự động hóa bởi Face Matching Event
Với Face Matching Event, thay vì mất nhiều thời gian, công sức để thực hiện thủ công, dễ gây sai sót và làm giảm trải nghiệm khách mời, công nghệ đã tự động hóa hoàn toàn các tác vụ một cách thông minh, cho sự kiện diễn ra một cách trơn tru, thành công tốt đẹp. 10 tác vụ này phải kể đến như:
Tác vụ 1 – Đăng ký tham dự tiện lợi qua Google Sheet hoặc Landing Page
Thông qua các ứng dụng online như Google Sheet hay Landing Page, khách mời có thể đăng ký tham dự sự kiện một cách nhanh chóng mà không cần nhập liệu thủ công hay điền form giấy truyền thống mất thời gian. Hệ thống Face Matching Event sẽ tự động thu thập thông tin, sau đó phân loại và lưu trữ trên nền tảng quản lý dữ liệu một cách đồng bộ, giúp các bước đăng ký diễn ra mượt mà chỉ qua vài click nhấp chuột.
Tác vụ 2 – Tạo thiệp mời điện tử cá nhân hóa bằng A.I
Khi đã hoàn tất đăng ký ở tác vụ 1, hệ thống Face Matching Event sử dụng công nghệ AI tạo thiệp mời có tính cá nhân hóa của từng khách mời. Trong thiệp chứa những nội dung liên quan đến khách mời như ảnh đại diện, tên, mã QR cá nhân và thông tin lịch trình sự kiện,… Tất cả sẽ được tự động hóa hoàn toàn, mang đến cảm giác chuyên nghiệp nhưng không kém phần độc đáo và có tính riêng biệt trong đó.
Tác vụ 3 – Chuỗi email tự động: gửi thiệp – nhắc lịch – cảm ơn
Nếu như trước đây phải gõ từng email, gửi cho từng khách hàng theo cách thủ công thì hiện nay, Face Matching Event giúp công việc này trở nên tinh gọn hơn nhờ chuỗi workflow tự động từ gửi thiệp mời, gửi email nhắc lịch sự kiện hay email cảm ơn sau sự kiện, giúp tăng sự chuyên nghiệp và thúc đẩy tỷ lệ tham dự cũng như tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách mời sau sự kiện.
Tác vụ 4 – Thêm lịch sự kiện vào Google/Outlook Calendar
Để có thể thêm lịch sự kiện vào Google hoặc Outlook Calendar của mình, người tham dự chỉ cần thao tác đơn giản. Dù là chi tiết nhỏ nhưng cũng thể hiện được sử chỉn chu của ban tổ chức cũng như giảm thiểu rủi ro khách mời quên lịch sự kiện.
Tác vụ 5 – Check-in bằng QR Code hoặc Face ID thông qua Zalo Mini App
Việc xếp hàng dài chờ check-in đã trở thành quá khứ. Giờ đây, người tham dự chỉ cần:
Xếp hàng chờ đợi check-in luôn là nỗi ám ảnh của nhiều người tham gia sự kiện, thậm chí có người sẵn sàng bỏ sự kiện chỉ vì yếu tố dễ gây khó chịu này. Tuy nhiên, vấn đề này hiện này chỉ còn là quá khứ khi có sự xuất hiện của Face Matching Event, việc check-in thông qua nhân diện khuôn mặt bằng quét QR Code hoặc Face ID trở nên tiện lợi, nhanh chóng, chính xác nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật cao.
Tác vụ 6. Tự động in Nametag tại sự kiện
Sau khi check-in thành công, hệ thống sẽ kết nối với máy in Nametag giúp in bảng tên dựa trên thông tin đã đăng ký. Vì vậy mà khách mời cũng loại bỏ được thời gian chờ đợi điền thông tin và hài lòng hơn khi bước vào sự kiện.
Tác vụ 7 – Kết nối màn hình chào mừng cá nhân hóa
Kết nối màn hình chào mừng cá nhân hóa được xem là điểm nhấn đầy thú vị mà hệ thống Face Matching Event tạo ra. Còn gì bất ngờ và hào hứng hơn khi vừa check-in thành công, màn hình chào mừng hiện lên thông điệp theo đúng tên khách mời, sự kiện khiến khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp của sự kiện cũng như cảm giác được trân trọng ở bản thân.
Tác vụ 8 – Quản lý, sắp xếp chỗ ngồi cho khách VIP
Một điểm mạnh của Face Matching Event hỗ trợ rất nhiều cho ban tổ chức sự kiện không thể bỏ qua khâu quản lý, sắp xếp chỗ ngồi cho khách VIP, nhất là những sự kiện có phân loại khách mời, cần quản lý sơ đồ chỗ ngồi thông minh. Về điều này, hệ thống sẽ gợi ý sắp xếp, ghi nhớ vị trí với từng khách mời, hỗ trợ định vị nhanh hiện trường, giúp khâu tổ chức không bị gián đoạn.
Tác vụ 9 – Hệ thống quay số trúng thưởng tự động
Đối với những sự kiện có chương trình quay số, bốc thăm may mắn hay mini game thì Face Matching Event cũng hỗ trợ toàn bộ quy trình từ việc chọn người tham gia, quay số đến hiển thị kết quả nhờ tích hợp sẵn hệ thống quay số trúng thưởng tự động, đảm bảo sự minh bạch, công bằng cho người tham gia.
Tác vụ 10 – Tìm kiếm hình ảnh cá nhân tại sự kiện bằng A.I
Với tác vụ này, bằng việc upload ảnh chân dung hay quét khuôn mặt, hệ thống sẽ hỗ trợ hiển thị tất cả hình ảnh cá nhân liên quan xuất hiện tại sự kiện, mang lại trải nghiệm ấn tượng cho khách mời.
Ngoài việc tự động hóa các tác vụ, Face Matching Event giúp ban tổ chức có thể dễ dàng nắm bắt toàn bộ diễn biến sự kiện theo thời gian thực với bảng điều khiển trực quan, từ số lượng khách check-in, danh mục khách mời, hiệu suất gửi email, danh sách trúng thưởng, lượng ảnh tìm kiếm tải về,..Do đó, việc phân tích, đưa ra quyết định để chuẩn bị cho các sự kiện tiếp theo cũng trở nên khoa học và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với 10 tác vụ được tự động hóa hoàn toàn trong sự kiện nói trên, Face Matching Event không chỉ là giải pháp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là trải nghiệm ấn tượng cho người tham dự mà các doanh nghiệp, nhà tổ chức sự kiện, công ty agency thường xuyên tổ chức hội thảo, hội nghị không nên bỏ qua để nâng tầm sự kiện.
