Trải nghiệm khách hàng là yếu tố ngày càng được chú trọng trong các triển lãm, sự kiện, hội thảo hiện nay và quy trình check-in chính là một trong những điểm chạm quan trọng đầu tiên ảnh hưởng đến cảm xúc, hành vi khách hàng. Đó chính là lý do cần đến namebag – giải pháp tối ưu hóa toàn bộ quy trình và nâng tầm trải nghiệm khách tham dự hiệu quả.
Namebag kỹ thuật số tích hợp mã QR là gì?
Namebag kỹ thuật số được hiệu đơn giản là thẻ tên với những thông tin cá nhân hóa phù hợp với từng khách tham dự và được quản lý bằng hệ thống kỹ thuật số hoàn toàn. Đặc biệt, thẻ tên này còn chứa những dữ liệu số hóa để có thể kết nối khách mời với những dịch vụ, tiện ích trong sự kiện khi được tích hợp mã QR.
Theo đó, mã QR sẽ được gắn với thẻ tên cá nhân mỗi người, giúp liên kết với thông tin đăng ký. Khi check-in, namebag sẽ được hệ thống tự động in mà không cần chuẩn bị thủ công trước. Từ mã QR giúp khách mời dễ dàng kết nối nhanh khi cần trao đổi thông tin, tham gia mini game hay khảo sát.
Với công nghệ thông minh này, quy trình thực hiện check-in sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác, hiện đại và không kém phần chuyên nghiệp trong mỗi sự kiện, hội thảo.
Những hạn chế của quy trình check-in truyền thống
Khi thực hiện quy trình check-in truyền thống, sẽ khó tránh khỏi những hạn chế làm giảm trải nghiệm cùng sự hài lòng của người tham dự, nguyên nhân là bởi:
- Người tham dự mất nhiều thời gian xếp hàng dài để chờ check-in
- Khi nhập thủ công hay tra cứu danh sách giấy, dữ liệu có thể bị sai sót
- Việc quản lý khách mời trở nên khó khăn hơn vì không nắm bắt chính xác được những người đã đến và những người chưa check-in
- Gây lãng phí tài nguyên in ấn sẵn, bởi có thể loạt thẻ tên này không dùng hết
- Name tag truyền thống thông thường chỉ là những thông tin cơ bản, không hỗ trợ kết nối số nên sẽ thiếu yếu tố tương tác.
Do đó, ứng dụng công nghệ check-in bằng QR code và namebag kỹ thuật số là giải pháp hiệu quả, đồng thời là xu hướng tất yếu để nâng cấp trải nghiệm.
Ưu điểm nổi bật của namebag kỹ thuật số tích hợp QR
Tiết kiệm thời gian, chi phí, mang lại hiệu quả trải nghiệm cao cho khách hàng là những ưu thế lớn có được khi triển khai namebag kỹ thuật số với mã QR, cụ thể:
Tiết kiệm thời gian check-in: Khi đến với sự kiện, khách mời chỉ cần quét mã QR qua Zalo, Email hay SMS mà ban tổ chức đã gửi sẵn là hệ thống đã có thể nhận diện và in namebag tức thì. Do đó, việc hoàn tất check-in trở nên nhanh chóng chỉ trong vài giây.
Giảm nhân lực, tăng hiệu quả: Với hệ thống Name bag tích hợp mã QR, vấn đề thuê một đội ngũ lễ tân đông đảo hay nhập liệu thủ công đã không còn là nỗi lo lớn, bởi toàn bộ quy trình đều được tự động hóa hiệu quả.
Tùy chỉnh linh hoạt và chuyên nghiệp: Vì mọi logo sự kiện tương ứng với màu sắc thương hiệu hay hình ảnh khách mời đều được namebag tự động thực hiện một cách ấn tượng, chuyên nghiệp.
Tích hợp nhiều tiện ích: Không chỉ đơn thuần để check-in, mã QR trên namebag còn liên kết đến agenda sự kiện, khảo sát, tài liệu và cả mini game.
Quản lý dữ liệu khách mời chính xác: Từ thời gian check-in cho đến thông tin người tham dự đều được hệ thống ghi nhận chính xác, giúp quản lý dễ dàng thống kê, xuất báo cáo sau sự kiện hiệu quả.
Giảm lãng phí, thân thiện môi trường: Vì hệ thống chỉ in namebag tự động trực tiếp cho những người có mặt. Do đó mà giảm được tình trạng lãng phí do in sẵn mà không dùng đến.
Quy trình check-in hiện đại với namebag kỹ thuật số
Thông thường, một sự kiện có ứng dụng namebag kỹ thuật số tích hợp QR sẽ diễn ra theo trình tự các bước như:
– Khách đăng ký online trước sự kiện bằng cách điền form thông tin, sau đó nhận email/Zalo chứa mã QR cá nhân.
– Đến sự kiện, chỉ cần đưa mã QR cho máy quét là hệ thống có thể tự động xác nhận và tiến hành in namebag với đầy đủ thông tin chỉ trong vài giây.
– Khách nhận namebag và tham gia sự kiện mà không cần chờ đợi lâu
– Ban tổ chức quản lý dữ liệu realtime dễ dàng nhờ số lượng khách check-in được hiển thị rõ ràng trên hệ thống.
Ứng dụng thực tế của namebag kỹ thuật số
Với tính năng thông minh, tiện dụng, mang lại nhiều trải nghiệm hài lòng cho khách mời, namebag kỹ thuật số đã được ứng dụng nhiều trong các sự kiện, hội nghị, triển lãm và mang đến nhiều lợi ích thiết thực:
- Ứng dụng trong hội nghị, hội thảo doanh nghiệp, nơi thường có số lượng khách mời đông, name bag giúp cho việc check-in nhanh chóng mà không cần phải chờ đợi lâu.
- Ứng dụng triển lãm, hội chợ thương mại giúp hỗ trợ networking bằng QR code trên namebag.
- Ứng dụng trong sự kiện ra mắt sản phẩm giúp kết nối và lưu trữ dữ liệu khách hàng hiệu quả.
- Ứng dụng trong teambuilding, training nội bộ, nametag giúp quản lý danh sách nhân viên tham dự hiệu quả.
Lấy ví dụ cụ thể, một triển lãm công nghệ từ 1000 – 2000 khách tham dự có thể giảm 70% thời gian check-in cũng như tiết kiệm hàng trăm name tag in thừa.
Vì sao namebag kỹ thuật số nâng tầm trải nghiệm khách mời?
Namebag không đơn thuần chỉ là giải pháp kỹ thuật mà còn là yếu tố nâng cao hình ảnh hương hiệu nhờ tính nhanh chóng, tiện lợi, giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng ngay từ bước đầu. Cùng với đó là tính cá nhân hóa tối đa bởi mọi thông tin về tên, chức vụ, công ty đều được hiển thị rõ ràng qua name bag. Thêm vào đó là sự kết nối dễ dàng chỉ qua thao tác quét QR giúp tạo networking thuận hiện.
Ngoài ra, hiện tại nhưng không kém phần ấn tượng cũng chính là lợi thế lớn mà namebag nhận được sự đánh giá cao của khách mời đối với sự kiện mà họ tham dự.
Đâu là lựa chọn giải pháp namebag kỹ thuật số tối ưu?
Để có thể tận dụng hết lợi thế của namebag kỹ thuật số khi ứng dụng vào các sự kiện, hội nghị lớn nhỏ, khi triển khai hệ thống này, nên chọn nền tảng check-in chuyên nghiệp và phù hợp với các tiêu chí như việc tích hợp được đa kênh để gửi QR code tiện lợi, có hỗ trợ in namebag chất lượng cao, nhanh chóng, có cảo mật dữ liệu khách mời tuyệt đối, có báo cáo thống kê realtime và có dịch vụ hỗ trợ onsite để xử lý mọi tình huống phát sinh.
Đáp ứng các yếu tố trên, Namebag kỹ thuật số tích hợp mã QR hứa hẹn sẽ là bước tiến quan trọng trong việc tối ưu trải nghiệm check-in tại sự kiện vừa tiết kiệm thời gian, chi phí vừa giúp ban tổ chức nâng tầm sự chuyên nghiệp, mang đến sự hài lòng cho người tham dự.
Do đó, nếu bạn cũng đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện, hội nghị, hội thảo hay triển lãm lớn, hãy biến quy trình check-in thành điểm nhấn ấn tượng bằng giải pháp namebag kỹ thuật số tích hợp mã QR thay vì trở thành nỗi lo lắng do xếp hàng chờ đợi và lỗi thủ công nhé!
