Để tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi không ít công đoạn phức tạp và tốn kém thời gian công sức. Tuy nhiên, khi có sự xuất hiện của A.I Face Matching, nỗi lo về việc tổ chức sự kiện sẽ không còn, vì mọi thứ đều được tự động hóa một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng không kém phần hiệu quả.
Nếu bạn cũng đang ứng dụng A.I Face Matching nhằm giúp cho việc quản lý sự kiện dễ dàng hơn cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ hiệu quả, đừng bỏ qua các bước sau đây:
Bước 1: Tạo thiệp điện tử có ảnh cá nhân hóa
Tạo thiệp và gửi thiệp cho khách mời là một phần không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện nào đó. Tuy nhiên, sẽ tốn khá nhiều thời gian nếu làm theo cách thức thủ công. Ngược lại, công việc này sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn nếu ứng dụng A.I Face Matching trong việc tạo thiệp mời điện tử.
Bởi lẽ, khi ứng dụng công nghệ này, hệ thống sẽ tự động nhận diện khuôn mặt và gắn ảnh cá nhân của khách mời vào thiệp mời. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính cá nhân hóa hiệu quả cho từng khách mời.
Đặc biệt, trong quá trình thiết kế thiệp mời, người tổ chức còn có thể dễ dàng lựa chọn các định dạng của ảnh như hình tròn, hình vuông, hình thoi hay dạng thiệp mời là tĩnh hoặc động để phù hợp với phong cách sự kiện cũng như tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách mời ngay từ lần đầu tiên nhận thiệp.
Ngoài tính nhanh chóng, tiện lợi mang đến vẻ đẹp hiện đại cho thiệp mời, việc tạo thiệp điện tử còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn cũng như giảm thiểu tác động môi trường hiệu quả.
Bước 2: Gửi thiệp điện tử đến từng khách mời
Khi đã thực hiện quá trình tạo thiệp mời thành công ở bước một, tiếp đến là bước gửi thiệp đi. Và dĩ nhiên việc này cũng được tự động hóa thông qua hệ thống A.I Face Matching.
Việc mà ban tổ chức cần làm lúc này là tải danh sách khách mời lên hệ thống, tất cả sẽ được hệ thống tự động gửi thiệp đến một cách nhanh chóng, chính xác.
Với tính năng tích hợp mã QR hoặc mã barcode trên mỗi thiệp, khách mời khi nhận thiệp có thể dễ dàng xác nhận sự tham gia của mình bằng điện thoại di động hoặc email. Điều này vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo tính tiện lợi cho khách mời khi nhận thiệp.
Bước 3: Check-in nhanh chóng bằng mã QR
Đây là một trong những bước quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Với Face Matching, việc check-in trở nên nhanh chóng hơn nhờ không phải xếp hàng ghi danh như phương pháp thủ công.
Thông qua mã QR cá nhân hóa được tích hợp sẵn trên thiệp mời, chỉ cần quét trên điện thoại hoặc máy tính bảng tại cổng check-in sự kiện là khách mời đã có thể được xác nhận tham gia nhanh chóng.
Yếu tố này vừa giúp ban tổ chức tối ưu hóa được quy trình check – in, vừa tăng trải nghiệm cho khách mời khi bước vào sự kiện, lại đảm bảo tránh được sự sai sót nhờ tính an toàn và chính xác cao.
Bước 4: Tính năng Lucky Draw độc đáo
Lucky Draw cũng là một trong những tính năng đặc biệt có trong quy trình tổ chức sự kiện bằng A.I Face Matching giúp thu hút sự tham gia của khách mời.
Bằng chương trình bốc thăm trúng thưởng có sự công bằng, minh bạch, Lucky Draw được xem là yếu tố giúp gia tăng sự hào hứng cho khách mời trong suốt quá trình sự kiện.
Với chức năng của Lucky Draw, hệ thống chỉ thực hiện quay số tự động với nhóm khách mời đã check-in tham gia sự kiện và có thể quay số một lần cho nhiều giải đồng hạng, thậm chí có thể tự động loại trừ hoặc chỉ định những người không muốn tham gia. Do đó mà mang đến sự công bằng, minh bạch cho tất cả người chơi.
Không chỉ vậy, việc mã QR hoặc barcode có trên thiệp của mỗi một khách mời tham gia Lucky Draw còn là yếu tố đảm bảo tránh sự trùng lặp. Điều này giúp cho việc quản lý kết quả quay số dễ dàng hơn, đồng thời mang lại sự phấn khích, minh bạch, công bằng cho người tham gia sự kiện.
Bước 5: Tìm kiếm hình ảnh bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt
Có thể nói, đây là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của A.I Face Matching. Với khả năng ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để tìm kiếm hình ảnh sẽ giúp cho công đoạn tìm kiếm cũng như xác định bức ảnh liên quan của từng khách mời trong sự kiện một cách dễ dàng hơn.
Với khách mời, chỉ cần sử dụng mã QR hoặc tải lên một bức ảnh selfie cũng đã giúp hệ thống nhận diện nhanh chóng và trả kết quả hình ảnh có khuôn mặt trùng khớp chỉ trong vài giây.
Sự tiện lợi này giúp gia tăng hài lòng của khách mời vì họ có thể dễ dàng xem cũng như chia sẻ hình ảnh của mình từ sự kiện. Đồng thời giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi, kiểm soát việc chụp ảnh để có quy trình nâng cao chất lượng dịch vụ tốt hơn.
Bước 6: Báo cáo thống kê tự động 100%
Báo cáo thống kê tự động 100% cũng là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện bằng A.I Face Matching. Theo đó, sau khi kết thúc sự kiện, hệ thống sẽ tổng hợp lại chi tiết các thông tin về số lượng thiệp mời gửi đi, số lượng khách mời tham gia, số lượng người tham gia Lucky Draw, số người đã check-in cùng các thống kê liên quan đến các hoạt động khác trong sự kiện và báo cáo một cách tự động, chính xác nhất để ban tổ chức có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và có quyết định quản lý tốt hơn.
Những báo cáo này có thể xuất ra qua nhiều định dạng như Excel, PDF, v.v. nhằm giúp người tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ với khách mời, đối tác cùng những mục đích khác.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ A.I và các ứng dụng như Face Matching, quy trình tổ chức sự kiện không chỉ trở nên đơn giản, hiệu quả mà còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như trải nghiệm của khách mời.
Từ những ưu thế đó, Face Matching chính là giải pháp pháp hoàn hảo cho các tổ chức, sự kiện, giúp ban tổ chức ứng dụng để quản lý, điều hành sự kiện một cách chuyên nghiệp, dễ dàng, đồng thời tạo ra một môi trường tiện lợi nhưng không kém phần thú vị cho người tham gia.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách thức tổ chức sự kiện thông minh và hiện đại, đừng quên việc áp dụng A.I Face Matching tại EDC Tech ngay hôm nay nhé.
