Thay vì phải tự nhập từng từ, sao chép từng dữ liệu vừa tốn công sức lại dễ sai sót thì giờ đây, dịch vụ di chuyển dữ liệu từ file word lên website đã có thể hỗ trợ làm điều này một cách nhanh chóng và chính xác. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Lý do cần di chuyển dữ liệu từ file word lên website
Một trong những lựa chọn hàng đầu khi doanh nghiệp sở hữu nhiều tài liệu quan trọng như báo cáo, hướng dẫn thông tin sản phẩm, dịch vụ và muốn dễ dàng truy cập cũng như chia sẻ chính là việc cần đưa chúng lên website, cụ thể:
Mang lại sự tiện ích, chuyên nghiệp và khả năng truy cập cao
Thông qua website, người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi từ các thiết bị di động hoặc máy tính. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà việc chia sẻ những thông tin tài liệu cũng dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tối ưu hóa công việc nội bộ
Đối với công việc nội bộ, khi di chuyển dữ liệu từ file word lên website sẽ giúp nhân viên không mất nhiều thời gian chỉ để mở các file word cồng kềnh. Thay vào khoảng thời gian đó, nhân viên sẽ xử lý những công việc quan trọng hơn để đảm bảo hiệu suất công việc, mang đến một quy trình vận hành mượt mà cho doanh nghiệp.
Tăng khả năng tiếp cận khách hàng và đối tác
Thay vì phải gửi từng file word cho khách hàng tham khảo sản phẩm, việc có sẵn những thông tin sản phẩm trên website sẽ vừa cho thấy sự chuyên nghiệp, minh bạch vừa giúp khách hàng, đối tác dễ dàng tiếp cận các tài liệu, thông tin quan trọng, vừa giúp tối ưu hóa SEO, dễ dàng thu hút khách hàng mới và phát triển thương hiệu tốt hơn.
Lợi ích của di chuyển dữ liệu từ file Word lên Website là gì?
Dù việc di chuyển dữ liệu từ file word lên website có thể thực hiện thủ công. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác, sử dụng dịch vụ di chuyển Data Migration vẫn là phương án tốt nhất không thể bỏ qua vì những lý do sau:
Tiết kiệm thời gian và công sức: Do quá trình di chuyển dữ liệu lên website sẽ được thực hiện theo cách tự động hóa, vì vậy mà giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với làm thủ công.
Đảm bảo tính chính xác: Mọi thông tin được di chuyển sẽ đảm bảo chính xác, không lỗi. Vì vậy, điều này cực kỳ hữu ích cho những doanh nghiệp cần di chuyển những tài liệu quan trọng.
Tối ưu hóa giao diện và SEO: Không chỉ giúp đưa nội dung lên website, dịch vụ di chuyển dữ liệu còn đảm bảo tối ưu hóa nội dung để phù hợp với giao diện web và đạt hiệu quả về SEO. Nhờ đó mà những nội dung được di chuyển sẽ góp phần tăng cường khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm, giúp thu hút lượt tiếp cận từ khách hàng nhiều hơn.
Giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Có không ít trường hợp tự di chuyển dữ liệu gặp phải khá nhiều lỗi không mong muốn như định dạng sai lệch, thậm chí mất mát dữ liệu. Tuy nhiên, với dịch vụ di chuyển dữ liệu Data Migration sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro sự cố phát sinh trong quá trình vận hành, đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công việc.
Bảo mật tuyệt đối thông tin
Trong quá trình di chuyển dữ liệu quan trọng lên website, mọi thông tin đều đảm bảo tính bảo mật cao, không có sự mất mát hay rò rỉ ra bên ngoài. Vì vậy mà doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng dịch vụ Data Migration thay vì mất nhiều thời gian và công sức làm thủ công.
Những bước di chuyển dữ liệu từ file word lên website
Mặc dù không phải là công việc quá phức tạp, tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong quá trình di chuyển dữ liệu từ file word lên website cần phải đảm bảo tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Chọn dữ liệu nguồn, đích từ định dạng File sau đó hãy kiểm tra và chuẩn bị nội dung một cách kỹ lưỡng từ việc sắp xếp đoạn văn, chỉnh sửa chính tả, đảm bảo trong file word không có lỗi trước khi bắt đầu quá trình di chuyển đưa lên website.
Dịch vụ Data Migration hỗ trợ cả 2 phiên bản Word 2003 (.doc) và Word 2007 trở lên (.docx). Tuy nhiên, vì lý do bảo mật, hãy đảm bảo các tập tin Word phải được gỡ bỏ các mật khẩu hoàn toàn trước khi được xử lý.
Bước 2: Nhập thông tin dữ liệu từ nguồn và đích, sau đó khóa bảo mật để kết nối.
Bước 3: Chọn dữ liệu chi tiết như bài viết, thông tin sản phẩm hay đơn hàng cần di chuyển đến các danh mục, loại files của website.
Bước 4: Khi tiến hành thực hiện di chuyển, tốt nhất nên xem cách thức hoạt động bằng cách chuyển thử dữ liệu trước sau đó mới tiến hành di chuyển toàn diện.
Bước 5: Hãy kiểm tra và tối ưu SEO trước khi để chế độ công khai lên website. Vì điều này sẽ đảm bảo tính chuẩn chỉnh từ hình ảnh, nội dung đến các link liên kết. Đặc biệt, đừng quên việc tối ưu hóa SEO cho bài viết để những nội dung này dễ dàng xuất hiện trên các thanh công cụ tìm kiếm.
Bước 6: Hiển thị nội dung công khai lên website khi đã hoàn tất các bước trên. Bạn có thể ứng dụng các công cụ phân tích như Google Analytics để theo dõi hiệu quả của bài viết thông qua mức độ tương tác của người dùng.
Với những lợi ích kể trên, có thể nói việc lựa chọn dịch vụ di chuyển dữ liệu từ file Word lên website chính là giải pháp tiện lợi và vô cùng lý tưởng trong công tác quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, để đảm bảo chọn đúng công cụ di chuyển dữ liệu mượt mà, tránh các sự cố về lỗi hay bảo mật, hãy lựa chọn những đơn vị cung cấp uy tín, đơn cử như EDC Tech.
Với dịch vụ Data Migration mà EDC Tech cung cấp cùng đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, tận tâm, chắc chắn đây sẽ là công cụ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại hiệu quả tối ưu trong việc quản lý thông tin cũng như nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng.
