Nhằm giảm thiểu các khâu thủ tục rườm rà cũng như tối ưu hóa các quy trình tài chính, dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử ra đời trở thành mối quan tâm của không ít doanh nghiệp. Theo đó, đây chính là công cụ đắc lực trong quá trình xử lý hóa đơn, nâng cao tài chính và tiết kiệm thời gian, công sức hiệu quả.
Một số thông tin về dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử
Dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử còn được hiểu là quá trình nhận diện các dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua công nghệ OCR tên viết tắt của Optical Character Recognition – có nghĩa là công nghệ nhận diện ký tự quang học.
Khi được tích hợp với phần mềm cũng như hệ thống tự động của doanh nghiệp, công nghệ này sẽ hỗ trợ trích xuất, nhận dạng, đồng thời chuyển đổi những thông tin hóa đơn điện tử bao gồm số hóa đơn, thông tin nhà cung cấp, ngày tháng, mã số thuế,… thành các dữ liệu có thể dễ dàng lưu trữ và xử lý.
Dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Qua dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian thay vì nhập liệu thủ công mà còn giảm thiểu những sai sót, đồng thời giúp cho việc dễ dàng kiểm tra, tra cứu thông qua hệ thống lưu trữ hóa đơn, cụ thể:
Tiết kiệm chi phí, thời gian
Nếu như trước đây các doanh nghiệp phải bỏ ra không ít thời gian chỉ để kiểm tra, đối chiếu khi nhập liệu hóa đơn bằng phương pháp thủ công thì ngày nay việc làm này đã trở lên tiện lợi, nhanh chóng hơn rất nhiều nhờ công nghệ dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử. Lý do là bởi, quá trình xử lý hóa đơn sẽ được tự động hóa, vừa tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên, vừa giảm thiểu chi phí vận hành hiệu quả mà vẫn đảm bảo đưa các thông tin quan trọng vào hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác.
Mang tính chính xác cao
Việc nhập liệu lỗi sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với quá trình quyết toán thuế và báo cáo tài chính. Tuy nhiên, điều này lại rất dễ xảy ra khi con người nhập liệu bằng phương pháp thủ công. Ngược lại, khi áp dụng phương pháp nhận diện bằng công nghệ OCR, hệ thống sẽ tự động quét cũng như trích xuất dữ liệu từ hóa đơn. Không chỉ đảm bảo giảm sai sót, mang đến tính chính xác cao mà còn nâng cao chất lượng công việc hiệu quả.
Quy trình quản lý tài chính được tối ưu hóa hiệu quả
Khi hóa đơn được đưa tự động vào hệ thống kế toán, thông qua việc nhận diện, lưu trữ cũng như tra cứu và phân loại hóa đơn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi tình hình thuế, tài chính một cách chính xác, kịp thời. Từ đó có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, giúp cho việc kiểm soát chi phí tốt hơn, đồng thời làm đúng với những quy định pháp lý liên quan đến thuế.
Lưu trữ và tra cứu dễ dàng
Bằng việc lưu trữ dữ liệu có cấu trúc, giúp cho việc truy xuất hóa đơn nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ tra cứu cũng như phân tích một cách dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian hơn khi kiểm tra, báo cáo. Từ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm các dữ liệu hóa đơn không bị hư hỏng hay mất mát giống như việc sử dụng hóa đơn giấy trước đây.
Tuân thủ đúng theo quy định pháp lý
Cũng bởi hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, hợp pháp nên sẽ đảm bảo các quy định về hóa đơn điện tử của cơ quan chức năng hay cơ quan thuế luôn được tuân thủ theo đúng chuẩn mực về bảo mật dữ liệu tài chính, thông tin.
Công nghệ dịch vụ OCR và quy trình hoạt động
Trong dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử, ORC chính là công nghệ ứng dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp nhờ tính “cho phép” máy tính nhận diện cũng như giúp các ký tự được in trên hóa đơn được chuyển đổi thành dữ liệu số.
Không chỉ vậy, ORC còn có thể xử lý các thông tin trên hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, ngày tháng, số hóa đơn cho đến mã số thuế một cách nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp có thể trích xuất thông tin có trong hóa đơn một cách tự động nhanh chóng mà không cần sự can thiệp của con người. Về quy trình hoạt động, dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử nổi bật qua các tính năng:
Chuyển đổi, lưu trữ dữ liệu
Tính năng này được thực hiện sau khi đã nhận diện các dữ liệu từ hóa đơn. Bằng cách tích hợp vào hệ thống CRM, ERP một cách trực tiếp hoặc chuyển đổi, lưu trữ thành dữ liệu có cấu trúc như CSV, XML sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Đặc biệt, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi, đánh giá về tình hình tài chính hiệu quả hơn khi dữ liệu có thể được liên kết với thuế hay báo cáo tài chính.
Tích hợp hệ thống kế toán, tài chính
Nhờ được tích hợp với phần mềm quản lý tài chính, kế toán của doanh doanh nghiệp mà mọi dữ liệu hóa đơn đều được nhập vào hệ thống tự động sau khi đã được nhận diện, xử lý trước đó. Điều này đóng vai trò vô cùng quan trọng để các doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán chi phí các khoản thuế và có được những báo cáo tài chính một cách chuẩn xác nhất.
Giải pháp nhận diện hóa đơn điện tử nhanh chóng hiệu quả nhất từ EDC Tech
Sở hữu nhiều ưu thế từ công nghệ tiên tiến cho đến đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhiệt huyết và chi phí phải chăng, dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử tại EDC Tech là một trong những đơn vị uy tín được tin tưởng lựa chọn nhất hiện nay.
Đối với dịch vụ này, EDC Tech áp dụng giải pháp kết nối từ ứng dụng OCR – Face Matching với website thông qua truy xuất API để trả kết quả về hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần phải xác minh thông tin rườm rà.
Các bước nhận diện hóa đơn khi sử dụng dịch vụ OCR của EDC Tech cũng vô cùng đơn giản, chỉ cần tải hình ảnh hóa đơn 2 mặt lên website, hệ thống OCR – Face Matching sẽ đọc và trích xuất các thông tin trên hóa đơn như số hóa đơn, ngày tháng trên hóa đơn hay thậm chí là mã số thuế,… một cách tự động và mau chóng trả kết quả về hệ thống.
Với những ưu điểm nói trên cho thấy, việc áp dụng dịch vụ nhận diện hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp lớn nhỏ. Nếu như doanh nghiệp nhỏ có thể giảm gánh nặng công việc thủ công, tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp lớn lại tiết kiệm thời gian, công sức cho việc kiểm tra, đối chiếu thông tin tài chính. Đặc biệt, với dịch vụ thương mại điện tử có giao dịch lên đến hàng nghìn hóa đơn phát sinh mỗi ngày thì dịch vụ nhận diện điện tử lại là công cụ hỗ trợ đắc lực một cách nhanh chóng, chính xác từ xuất hóa đơn đến lưu trữ thông tin hóa đơn.
Vì vậy, không quá khi nói dịch vụ hóa nhận diện hóa đơn điện tử chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, nhất là trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Hãy liên hệ ngay đến EDC Tech để “biến” dịch vụ trở thành “người bạn” đồng hành trong hành trình cùng doanh nghiệp phát triển bền vững.
Không những vậy EDC Tech sẽ mang đến cho bạn hệ thống tự động hóa phân tích và nhận dạng hình ảnh bằng AI giúp Doanh nghiệp nhận diện Khách hàng một cách chính xác, các tác vụ thực hiện liền mạch, hoàn toàn tự động, tăng trải nghiệm người dùng và hiệu suất công việc: tự động, liền mạch và nhanh chóng, chuyên nghiệp với A.I, số liệu thống kê trực quan, tiết kiệm tới 80% check in – check out, tiết kiệm 67% nhân lực vận hành và chi phí.
