Với công nghệ OCR, mọi việc nhận diện ký tự quang học trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả.
Dịch vụ OCR và lĩnh vực ứng dụng phù hợp
Dịch vụ OCR – thuật ngữ được viết tắt bởi cụm từ Optical Character Recognition. Đây là công nghệ nhận dạng ký tự quang học, có khả năng chuyển đổi những tài liệu in ấn, hình ảnh chứa văn bản thành các tệp văn bản dễ dàng chỉnh sửa và tìm kiếm được. Nhờ ưu điểm này mà hiện nay công nghệ OCR được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:
Quản lý tài liệu và hồ sơ
Việc chuyển đổi các tài liệu giấy thành tệp số thông qua cách ứng dụng công nghệ OCR giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng như hợp đồng, biên lai, hóa đơn, báo cáo,… nhờ tính năng bảo mật, lưu trữ hiệu quả lại dễ dàng chia sẻ và truy xuất vô cùng nhanh chóng, tiện lợi.
Xử lý hóa đơn và biên lai
Với lĩnh vực cần xử lý hóa đơn và biên lai liên tục như ngành thương mại điện tử, bán lẻ hay các dịch vụ tài chính thì OCR là công nghệ vô cùng cần thiết để hỗ trợ làm công đoạn này một cách nhanh chóng và chính xác. Cụ thể, khi ứng dụng OCR, các thông tin từ hóa đơn như số hóa đơn, số tiền, ngày, tháng,… sẽ được nhập liệu tự động, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán, thanh toán hiệu quả.
Nhận diện thủ tục pháp lý
Nhờ công nghệ OCR, những văn bản pháp lý, hợp đồng hay giấy tờ hành chính đều được quét và chuyển đổi thành định dạng số một cách nhanh chóng, giúp cho việc quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin một cách dễ dàng. Đặc biệt, công nghệ thông minh này còn còn hỗ trợ nhận dạng con dấu, chữ ký cũng như những dữ liệu quan trọng khác của tài liệu.
Nhận dạng biển số xe và quản lý giao thông
Trong lĩnh vực giao thông, dịch vụ OCR sẽ được ứng dụng để nhận diện biển số xe phục vụ tại các điểm camera an ninh hay những trạm kiểm soát trong quá trình thu phí, giám sát giao thông hay quản lý bãi đậu xe.
Chuyển đổi sách và tài liệu in ấn thành Ebook
Đây là điều vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các nhà xuất bản, tổ chức giáo dục, thư viện khi cần chuyển đổi sách, tài liệu in ấn thành các phiên bản điện tử như ebook. Dịch vụ OCR sẽ phát huy thế mạnh mang đến quy trình số hóa tài liệu, bài giảng, sách giáo khoa,… nhanh chóng, chính xác giúp dễ dàng chia sẻ rộng rãi và bảo tồn trong môi trường số.
Lợi ích của dịch vụ OCR
Một trong những lý do khiến OCR luôn nhận được sự ưa chuộng và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, hoạt động khác nhau phải kể đến những lợi ích sau:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi ứng dụng dịch OCR, nhân viên sẽ không cần mất nhiều thời gian để nhập từng ký tự bởi lúc này công nghệ OCR sẽ tự động hóa chuyển đổi dữ liệu một cách nhanh chóng. Điều này vô cùng hữu ích với những doanh nghiệp cần xử lý một lượng lớn tài liệu, dữ liệu.
Tăng tính chính xác
Sẽ rất khó để đảm bảo không có sai sót khi xử lý khối lượng thông tin lớn bằng cách thủ công. Tuy nhiên, với OCR thì việc này lại trở nên đơn giản hơn bởi công nghệ tự động hóa chuyên nghiệp, giúp cho việc nhận dạng và chuyển đổi giảm thiểu lỗi do con người gây ra trong quá trình nhập liệu.
Dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu
Sau khi các tệp văn bản được chuyển đổi bằng OCR, người dùng sẽ không mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu giấy tờ vật lý thay vào đó, chỉ cần vài thao tác nhấp chuột trên hệ thống lưu trữ dữ liệu, mọi thông tin tài liệu được truy xuất nhanh chóng và dễ dàng chia sẻ giữa các bộ phận.
Tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu
Nhờ quá trình tự động hóa xử lý dữ liệu thông qua việc nhận dạng văn bản trong các biên lai, hóa đơn, tài liệu, hợp đồng,… của công nghệ OCR mà doanh nghiệp loại bỏ được những thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và gia tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt, những tài liệu chuyển đổi thành văn bản sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp vào hệ thống ERP hoặc các phần mềm quản lý để xử lý nhiều tác vụ khác.
Tiết kiệm không gian lưu trữ
Nếu lưu trữ tài liệu giấy, doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất để bảo quản. Điều này không khỏi chiếm nhiều không gian mà còn cần sự quản lý phức tạp hơn. Tuy nhiên cũng khó tránh khỏi sự mất mát, hư hỏng hay cháy nổ từ những tác động bên ngoài.
Với dịch vụ OCR, bạn hoàn toàn có thể yên tâm không xảy ra những điều này vì mọi tài liệu giấy đều được chuyển đổi thành định dạng số, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được không gian lưu trữ, vừa đảm bảo tính bảo mật hiệu quả cho tài liệu.
Một số dịch vụ OCR hoạt động
Quét tài liệu, nhận diện ký tự, chuyển đổi dữ liệu thành văn bản số, kiểm tra, chỉnh sửa lỗi nhận diện là một số “nhiệm vụ” điển hình mà dịch vụ OCR thực hiện, cụ thể:
Quét tài liệu, hình ảnh: Dịch vụ OCR sẽ bắt đầu quá trình nhận diện bằng việc quét tài liệu hay hình ảnh JPEG, PNG, TIFF chứa thông tin cần nhận diện hoặc bất kỳ định dạng nào mà công cụ OCR hỗ trợ.
Nhận diện ký tự, từ ngữ: Trong quá trình quét tài liệu, công nghệ OCR sẽ phân tích hình ảnh cũng như nhận diện những thông tin, ký tự, dấu câu một cách chính xác kể cả trong trường hợp văn bản bị mờ hoặc có độ phân giải thấp.
Chuyển đổi dữ liệu thành văn bản số: Dịch vụ OCR sau khi nhận diện ký tự, từ ngữ sẽ chuyển đổi dữ liệu thành văn bản có thể chỉnh sửa được như định dạng DOCX, PDF hay những tệp văn bản thuần túy.
Kiểm tra, chỉnh sửa lỗi nhận diện: Sau khi văn bản được chuyển đổi, người dùng cũng có thể kiểm tra và chỉnh sửa lại dễ dàng nhằm đảm bảo yên tâm hơn về độ chính xác của tài liệu.
Các bước hoạt động của dịch vụ OCR ứng dụng thực tế
Lấy ví dụ về nhận dạng hình ảnh căn cước công dân (CCCD) phục vụ cho việc nộp hồ sơ tuyển dụng. Bằng cách sử dụng phân hệ OCR kết nối với Face Matching cùng website tuyển dụng thông qua truy xuất API, ứng viên chỉ cần thực hiện đầy đủ các bước như sau:
Bước 1: Tải hình ảnh CCCD đầy đủ 2 mặt lên web submission
Bước 2: Hệ thống OCR kết hợp cùng Face Matching sẽ đọc và trích xuất đầy đủ các thông tin: ID, họ tên, năm sinh, giới tính, quê quán, quốc tịch, ngày cấp, nơi cấp,… Do đó người dùng không cần phải xác minh thông tin cá nhân
Bước 3: Các trường thông tin trích xuất sẽ được điền tự động vào form đăng ký tuyển dụng.
Bước 4: Hoàn tất submit thông tin tuyển dụng về HRM, lúc này mọi thông tin đã được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất thông tin ứng viên một cách nhanh chóng.
Với những ưu điểm vượt trội dịch vụ OCR ngày càng trở nên quan trọng và được nhiều lĩnh vực ứng dụng. Đặc biệt khi kết hợp cùng phần mềm Face Matching sẽ càng phát huy nhiều lợi thế trong việc nhận diện và tối ưu quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất tốt nhất.
Để hiểu chi tiết hơn về công nghệ OCR cũng như cách thức ứng dụng vào hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả cao, giảm thiểu công sức thủ công và dễ dàng tổ chức, quản lý tài liệu số, tránh được những rủi ro do hư hỏng vật lý. Hãy liên hệ ngay đến EDC Tech ngay hôm nay nhé!
