Dù là sự kiện liên quan đến dịch vụ gì thì việc check-in luôn là quy trình không thể thiếu để ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm soát được lượng khách mời tham gia cũng như là dữ liệu chăm sóc khách hàng về sau. Tuy nhiên, cách check-in thủ công hiện nay đã không còn là giải pháp lý tưởng để áp dụng bởi những vấn đề thường xuyên xảy ra như sai sót thông tin, tốn nhiều thời gian và gây quá tải công việc. Đó là lý do cần đến dịch vụ check-in sự kiện nhằm khắc phục những hạn chế này.Sau đây là những thông tin chi tiết giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về dịch vụ check-in sự kiện, đừng bỏ qua nhé.
Những hạn chế của việc check-in bằng phương pháp thủ công
Một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp hay không quyết định ở nhiều khâu, từ chuẩn bị, thiết kế thiệp mời, gửi thiệp, check-in cho đến xử lý hình ảnh và lập báo cáo thống kê. Nếu không có giải pháp tối ưu chuyên nghiệp thay thế cho việc thực hiện thủ công, sẽ dẫn đến nhiều bất cập, hạn chế sau:
Thứ nhất – Quá tải công việc và nhân sự
Khi thực hiện check-in thủ công, đòi hỏi phải có đội ngũ nhân sự lớn để xác nhận khách mời, đồng thời quá trình làm thủ tục cũng phải thực hiện khá cồng kềnh, phức tạp và mất nhiều thời gian vì phải chuẩn bị cho những tư liệu, kiểm tra thẻ mời và ghi lại thông tin thủ công. Điều này dễ gây tình trạng quá tải, mất kiểm soát khi phân công công việc, làm cho việc quản lý sự kiện trở nên khó khăn hơn.
Thứ hai – Mất nhiều thời gian
Với phương pháp thủ công, bạn sẽ phải bỏ thời gian khá nhiều cho việc thực hiện từng bước từ khâu thiết kế thiệp mời, gửi thiệp, check-in cho đến việc tìm kiếm hình ảnh khách mời, lập báo cáo thống kê.
Những bước rườm rà này không chỉ khiến cho chương trình sự kiện giảm đi hiệu quả mà còn gây áp lực không nhỏ cho ban tổ chức vì “giờ dây thun” kéo dài, khiến sự kiện phải trì hoãn chỉ vì đón tiếp khách mời chưa xong, gây ra sự khó chịu cho người tham gia.
Thứ ba – Dễ sai sót, khó kiểm soát
Khó khăn trong việc kiểm soát và dễ xảy ra sai sót là một vấn đề khá phổ biến thường hay gặp ở những sự kiện tổ chức có quy trình thực hiện theo phương pháp thủ công. Cụ thể những lỗi về nhầm tên, thất lạc tài liệu, thiếu thông tin,… Những sai sót này tưởng chừng nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến sự kiện, làm giảm hiệu quả công việc và tạo sự thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách mời, đối tác.
Thứ tư – Giảm hiệu quả truyền thông
Truyền thông là cách kết nối khách mời hữu hiệu, thế nhưng lại không hiệu quả với phương pháp tổ chức thủ công vì những bất cập trong việc thu thập, phân tích cũng như sử dụng dữ liệu từ sự kiện trước khi lên chiến lược truyền thông. Cụ thể đó là những dữ liệu khách mời không được lưu trữ chính xác, chi tiết, làm cho các hoạt động truyền thông không có điểm nhấn và trở nên mờ nhạt hơn.
Thứ năm – Giảm trải nghiệm và sự hài lòng từ khách mời
Cũng bởi việc check-in thủ công mất khá nhiều thời gian khiến khách mời phải xếp hàng, chờ đợi lâu mà doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những vị khách mời tiềm năng chỉ vì họ cảm thấy không hài lòng với quy trình trước khi vào sự kiện. Nguyên nhân này có thể dẫn đến khách mời dễ bỏ lỡ những sự kiện tiếp theo mà doanh nghiệp tổ chức.
Thứ sáu – Quản lý hình ảnh thủ công
Việc chuyển tải hình ảnh đến khách mời sau sự kiện hoặc khách mời phải bỏ khá nhiều thời gian chỉ để tìm kiếm hình ảnh của mình cũng là một vấn đề không nhỏ khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện theo cách thủ công. Những hạn chế này không chỉ làm giảm trải nghiệm tích cực của khách mời mà còn dẫn đến sự bất tiện không nhỏ trong việc chia sẻ kỷ niệm của sự kiện.
Dịch vụ check-in sự kiện bằng Face Matching – Giải pháp hoàn hảo trong tổ chức sự kiện
Để khắc phục những hạn chế trên, dịch vụ check-in sự kiện tự động bằng công nghệ Face Matching được xem là giải pháp hoàn hảo nhờ tính năng check-in nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và mang đến trải nghiệm khách mời tốt nhất, cụ thể:
Check-in nhanh chóng, dễ dàng
Với tính năng check-in nhanh chóng, chỉ cần thiết bị điện thoại có kết nối internet, bạn có thể dễ dàng xác minh cho khách mời mà không cần đến thiết bị chuyên dụng. Điều này vừa đơn giản, vừa tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Sử dụng mã PIN nhận diện khuôn mặt
Mã PIN này sẽ được cấp cho mỗi lễ tân của sự kiện để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện check-in cho khách mời. Với tính năng so sánh dữ liệu khuôn mặt khách mời với dữ liệu có sẵn sẽ giúp cho xác nhận check-in thành công nhanh chóng, vừa góp phần giảm thiểu sai sót, vừa nâng cao tính chính xác hơn hẳn so với phương pháp thủ công.
Tăng cường liền mạch với mã QR
Do có sự kết hợp với mã QR nên việc check-in sẽ diễn ra một cách liền mạch, nhanh chóng, đồng thời bảo mật thông tin hiệu quả, tạo ra trải nghiệm check-in thuận tiện hơn.
Tốc độ check-in nhanh chóng
Chỉ mất tối đa 3 giây là khách mời đã có thể hoàn thành thủ tục check-in. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như dự kiến vì khách mời không phải xếp hàng chờ đợi, tiết kiệm thời gian cho cả hai phía là ban tổ chức và khách mời.
Quản lý số lượng danh sách khách mời chính xác
Tính năng thống kê của dịch vụ check-in sự kiện sẽ giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi, kiểm tra tình trạng check-in của khách mời, từ đó đảm bảo không xảy ra tình trạng bỏ sót, giúp cho việc quản lý sự kiện hiệu quả hơn.
Lợi ích của dịch vụ check-in sự kiện tại EDC Tech
EDC Tech là một trong những đơn vị uy tín cung cấp giải pháp check-in sự kiện nhanh chóng, tiện lợi lại tiết kiệm chi phí hiệu quả. Đặc biệt, hiện EDC Tech đang ứng dụng giải pháp Face Matching vào trong dịch vụ check-in mang đến nhiều lợi thế như: nâng cao trải nghiệm khách mời với quy trình check-in nhanh chóng, dễ dàng, giúp họ thoải mái và hài lòng hơn vì không phải xếp hàng chờ đợi hay làm những thủ tục rườm rà trước khi bước vào sự kiện.
