Yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót chính là việc ứng dụng công nghệ tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Trong đó, OCR (Optical Character Recognition) là một trong những công nghệ tiên tiến không chỉ giúp tự động hóa việc nhận diện văn bản trên các tài liệu giấy mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý, đặc biệt là nhận diện tài liệu và biển số xe. Để hiểu hơn về vai trò của OCR trong hai lĩnh vực quan trọng này, đừng bỏ qua nội dung sau đây.
Nhận diện tài liệu với OCR
Đây là một trong những ứng dụng phổ biến của OCR, bằng công nghệ thông minh của mình, mọi tài liệu, hình ảnh có chứa văn bản dạng giấy sẽ được ORC hỗ trợ chuyển đổi thành dữ liệu số mà máy tính có thể xử lý và lưu trữ.
Từ đó, giúp cho quy trình làm việc được tối ưu hơn, đồng thời giúp giảm thiểu sự can thiệp thủ công cũng như tăng cường hiệu quả xử lý.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước cần phải thường xuyên kiểm tra, lưu trữ một số giấy tờ như CCCD (Căn cước công dân) hay GPLX (giấy phép lái xe), hóa đơn, biểu mẫu thì OCR sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc hơn nhờ quá trình tự động hóa của mình, cụ thể:
Đối với nhận diện CCCD và GPLX
CCCD và GPLX là một trong những loại giấy tờ tùy thân quan trọng luôn được ứng dụng để lưu trữ, xác minh trong các hệ thống cơ sở dữ liệu thuộc nhiều tổ chức tài chính hay cơ quan chức năng hoặc các dịch vụ kiểm tra trực tuyến. Lúc này, việc nhập liệu thủ công sẽ không còn là giải pháp tối ưu bởi những hạn chế của nó như mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Còn đối với OCR, công nghệ này có thể nhận diện cũng như trích xuất thông tin trong hai loại giấy tờ trên một cách nhanh chóng, mọi dữ liệu từ họ tên, ngày cấp, nơi cấp, số chứng minh,… sẽ được tự động lưu vào hệ thống mà không phải tốn nhiều thời gian nhập thủ công nhưng vẫn đảm bảo tăng cường độ chính xác cao.
Ngoài nhận diện văn bản, OCR còn có khả năng nhận diện chính xác cao những thông tin từ hình ảnh, biểu mẫu. Vì thế mà công nghệ này vô cùng hữu ích trong việc xử lý lượng lớn tài liệu mỗi ngày mà không xảy ra sai sót.
Đối với nhận diện hóa đơn, biểu mẫu
Trong các quy trình quản lý tài chính và kế toán, hóa đơn biểu mẫu cùng những giấy tờ liên quan khác luôn là một phần quan trọng và cần thiết. Nếu như ORC có thể nhận diện, trích xuất thông tin quan trọng như số hóa đơn, tên nhà cung cấp, ngày phát hành, giá trị đơn hàng,… một cách tự động thì các biểu mẫu thường gặp trong các cơ quan, tổ chức cũng được OCR nhận diện, điền tự động.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian nhờ tốc độ xử lý nhanh mà còn giảm thiểu rủi ro lỗi nhập liệu do thao tác thủ công. Với sự hỗ trợ đắc lực của OCR, các quy trình tiếp nhận đơn xin nghỉ phép hay đơn đăng ký của các doanh nghiệp sẽ nhanh chóng, tiện lợi hơn rất nhiều.
Nhận diện biển số xe với OCR
Không chỉ được ứng dụng trong nhận diện văn bản, tài liệu, OCR còn là công nghệ tiên tiến rất phù hợp trong việc giám sát an ninh tại các bãi giữ xe hay quản lý phương tiện ra vào tại tòa nhà, các khu công nghiệp,… bằng hệ thống nhận diện biển số xe.
Đối với việc quản lý bãi giữ xe và phương tiện ra vào
Việc quản lý bãi giữ xe hay các phương tiện ra vào có thể vô cùng phức tạp nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công, tức ghi lại biển số bằng tay cho từng xe. Điều này không chỉ gây tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, nhất là khi khối lượng xe ra vào liên tục.
Với OCR, các thông tin từ biển số xe cho tới thời gian ra vào sẽ được hệ thống tự động nhận diện và ghi nhận, lưu trữ trong hệ thống. Do đó mà chủ bãi giữ xe hay người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát lượng xe ra vào một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.
Đặc biệt, dựa trên thời gian xe lưu lại trong bãi, OCR còn có thể hỗ trợ tính toán phí gửi xe tự động giúp vừa tăng tính tiện lợi cho khách hàng vừa giảm thiểu việc sai sót trong quá trình tính phí một cách hiệu quả.
Đối với quản lý phương tiện ra vào tòa nhà, khu công nghiệp
Đối với những tòa nhà, khu chung cư hay các khu công nghiệp, kiểm soát phương tiện ra vào là việc vô cùng quan trọng và cần thiết, vì đây còn là yếu tố mang lại an ninh cho các khu này.
Với OCR, nhân viên bảo vệ hay nhân viên kiểm soát an ninh có thể nhận diện những phương tiện ra vào một nhanh chóng, tự động và đảm bảo chính xác cao mà không cần tài xế phải xuất trình thẻ ra vào hay giấy tờ phức tạp. Mọi dữ liệu về phương tiện ra vào trong khoảng thời gian nhất định sẽ được lưu trữ chính xác và dễ dàng kiểm tra, theo dõi phương tiện khi cần thiết.
Lợi ích của OCR trong nhận diện tài liệu và biển số xe
Trong việc nhận diện tài liệu và biển số xe, như đã đề cập thông tin ở trên, hẳn chúng ta cũng thấy được rõ hơn về vai trò, tính năng của OCR, do đó không khó hiểu khi công nghệ này hiện đang được ứng dụng rộng rãi và mang lại nhiều lợi ích nổi bật như:
Tiết kiệm thời gian: So với việc làm thủ công, nhận diện và xử lý tài liệu, biển số xe bằng công nghệ OCR sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều nhờ tính tự động hoàn toàn của nó.
Tăng độ chính xác: Với OCR những hạn chế do nhập liệu thủ công mang lại sẽ không còn nhờ tính chính xác mà công nghệ này có được.
Tiện lợi và dễ dàng sử dụng: Các hệ thống OCR không yêu cầu quá nhiều thay đổi trong quy trình làm việc, lại dễ dàng tích hợp vào các phần mềm cũng như hệ thống quản lý hiện có nên vô cùng tiện lợi và dễ dàng sử dụng.
Giảm thiểu rủi ro: Cũng bởi tính tự động hóa quy trình nhận diện tài liệu, biển số xe mà việc kiểm soát các dữ liệu giấy tờ sẽ được đảm bảo hơn về tính bảo mật, đồng thời giúp giảm thiểu các sai sót không đáng có.
Có thể thấy OCR là công nghệ tiên tiến với khả năng nhận diện và trích xuất văn bản từ hình ảnh một cách chính xác, tự động hóa. Do đó mà công nghệ này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hệ thống quản lý tài liệu và kiểm soát phương tiện, mang lại hiệu suất làm việc cao, lại đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và bảo mật tốt hơn trong các quy trình quan trọng. Vì vậy, nếu bạn đang quan tâm đến OCR đừng ngần ngại liên hệ đến EDC Tech để hiểu rõ hơn về tính năng cũng như cách ứng dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất nhé.
